Krankenstand reduzieren: Tipps & Tricks

Wie können Unternehmen nachhaltig ihren Krankenstand reduzieren? Ein hoher Krankenstand kann zahlreiche Probleme in Ihrem Unternehmen verursachen, die dessen Wirtschaftlichkeit beeinträchtigen. Sinkende Produktivität und Überstunden für Mitarbeitende, die die Ausfälle kompensieren müssen, gehören dazu. Krankheitsbedingte Ausfälle sind aber kein unveränderlicher Zustand.

Sie können sinnvolle Maßnahmen einführen, um Fehlzeiten vorzubeugen und Ihre Arbeitsplätze zu verbessern. Wir von dmw –die Mietwäsche stellen Ihnen im Folgenden konkrete Mittel vor, die Ihr Unternehmen wirksam vor hohen Krankenständen bewahren.

Gesetzliche Fürsorgepflicht des Arbeitgebenden

In § 618 Abs. 1 BGB hat der Gesetzgebende eine allgemeine Fürsorgepflicht des Arbeitgebenden für seine Beschäftigten verankert. Gesetze wie das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) beschreiben die einzelnen Pflichten genauer. Nach § 5 des Arbeitsschutzgesetzes muss der Arbeitgebende eine Gefährdungsbeurteilung (GBU) für die Arbeitsplätze und das Arbeitsumfeld erstellen. Darunter fallen physische und psychische Gefahren, z. B. die Gestaltung des Arbeitsplatzes (Möbel, Geräte etc.) oder psychische Belastungen bei der Arbeit.

Wenn Sie Ihrer Fürsorgepflicht als Arbeitgebender nachkommen, gelingt es Ihnen, arbeitsbedingte Gefahren frühzeitig zu erkennen und gesundheitsgefährdende Risiken für Ihre Mitarbeitenden zu verringern. Mit gezielten Maßnahmen können Sie Ihren Krankenstand reduzieren!

Krankenstand – Definition

Wer befindet sich im Krankenstand? Beschäftigte, die ihrem Beruf infolge einer Krankheit oder eines Unfalls zeitweise nicht nachkommen können, sind im Krankenstand. Wie setzt sich Ihr Krankenstand im Einzelnen zusammen? Den Krankenstand können Sie ermitteln, indem Sie das Verhältnis von krankheitsbedingten Fehlzeiten zur Soll-Arbeitszeit bilden. Die Soll-Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden können Sie aus den jeweiligen Arbeitsverträgen herauslesen.

Ursachen für einen hohen Krankenstand

Hohe Krankenstände basieren häufig auf einer Unzufriedenheit von Mitarbeitenden, die durch Effizienzdruck ausgelöst wird. Psychische Krankheiten können die Folge sein und zu Fehlzeiten führen. Aber auch physische (berufsbedingte) Erkrankungen und Verletzungen halten Beschäftigte von ihrer Arbeit fern.

Physische Erkrankungen

Arbeitsbedingte Krankheiten und Berufskrankheiten:

Arbeitsbedingte Krankheiten sind Erkrankungen, die durch die berufliche Tätigkeit begünstigt oder verschlimmert werden. Der Zusammenhang zwischen Erkrankung und Tätigkeit muss keine rechtliche Qualität aufweisen. Es ist auch nicht relevant, ob die Entstehung der Krankheit maßgeblich durch individuelle körperliche Veranlagungen, altersbedingte Verschleißerscheinungen oder außerberufliche Ursachen gefördert wurde.

Berufskrankheiten sind eine spezielle Form der arbeitsbedingten Krankheiten. Sie sind Schädigungen der Gesundheit, deren Auslöser die Arbeitsbedingungen im ausgeübten Beruf sind. Ein bloßer Bezug zu der beruflichen Tätigkeit ist nicht ausreichend, damit eine Krankheit rechtlich als Berufskrankheit anerkannt wird. Stattdessen ist ein qualitativ nachweisbarer Zusammenhang notwendig. Die betroffenen Personengruppen müssen den Belastungen in erheblich höherem Grade als die übrige Bevölkerung ausgesetzt sein. Die Rechtsgrundlage für Berufskrankheiten ist in § 9 Abs. 1 SGB VII festgeschrieben. Als Berufskrankheit kommen nur solche infrage, die die Berufskrankheiten-Verordnung (BKV) auflistet.

• Muskel- und Skeletterkrankungen (MSE): Berufe, die eine hohe körperliche Belastung mit sich bringen, belasten den Bewegungs- und Stützapparat (d. h. Weichteile und Gelenke) der Mitarbeitenden. Etwa 25 % aller Krankheitstage sind durch MSE verursacht. Damit sind sie Teil der häufigsten Gründe für krankheitsbedingte Ausfälle. Risikofaktoren für MSE können physischer und biochemischer sowie organisatorischer und psychosozialer Natur sein. Zu den physischen und biochemischen Faktoren gehören eine einseitige Belastung (längeres Sitzen oder Stehen in unveränderter Position), eine manuelle Handhabung von Lasten und Bewegungsarmut. Organisatorische und psychosoziale Faktoren sind z. B. ein hohes Arbeitstempo, lange Arbeitszeiten und keine Pausen oder Optionen für eine Änderung der Arbeitshaltung.

Unerwartete körperliche Beschwerden:

Nicht nur arbeitsbedingte Krankheiten führen zu Ausfällen. Auch unerwartete, nicht eindeutig voraussehbare physische Erscheinungen heben Ihren Krankenstand an. Ein paar Beispiele sind:

• Verletzungen: Mitarbeitende können sich z. B. bei Unfällen langwierige körperliche Verletzungen zuziehen. Bis diese ausgeheilt sind und der Arbeitnehmende wieder voll leistungsfähig ist, kann einige Zeit vergehen.
• Atemwegserkrankungen: Infektionskrankheiten wie Erkältungen (grippale Infekte), Grippe oder Bronchitis führen in der Regel zu kurzzeitigen Ausfällen. Schonen sich Ihre Mitarbeitenden ausreichend, sind sie meist schnell wieder fit und arbeitsfähig. Das Ärgerliche: Sie müssen zwar mit Abwesenheiten in einer Krankheitswelle rechnen, können aber keine Details prognostizieren. Etwa, wer konkret krank wird und wie viele Arbeitnehmende Ihnen fehlen werden.
• Chronische Erkrankungen: Es gibt Krankheiten, die chronisch verlaufen und anhaltend die Lebensqualität und Arbeitsfähigkeit Ihrer Beschäftigten beeinträchtigen. Falls Ihnen die jeweilige Krankheit bekannt ist, sind Fehlzeiten dieser Person zu erwarten. Aber es ist nicht klar, wann eine Verbesserung oder Verschlimmerung der Symptome eintritt. Häufig führen chronische Erkrankungen zu wiederholten Ausfällen. Beispiele sind Herz-Kreislauf-Erkrankungen, Diabetes oder chronisch-entzündliche Magen-Darm-Erkrankungen (z. B. Morbus Crohn, Colitis Ulcerosa).
• Schwere Erkrankungen: Schlimmstenfalls leiden Ihre Mitarbeitenden unter schweren, potenziell lebensbedrohlichen Krankheiten wie Krebs oder Multiple Sklerose. Abwesenheiten aufgrund von Herzinfarkten oder Schlaganfällen fallen auch unter diesen Begriff. Schwere Erkrankungen belasten die Betroffenen auch mental und können lange Genesungs- und Ausfallzeiten verursachen.

Psychische Erkrankungen

Stress

Ein erhöhtes Stressempfinden bei der Arbeit mindert die Arbeitsqualität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden. Stress im Beruf wird maßgeblich durch Faktoren wie Leistungsdruck, Überforderung, problematische Arbeitszeiten (z. B. unzureichende Pausen, viele Überstunden) oder Konflikte innerhalb des Teams ausgelöst. Wenn Arbeitnehmende dauerhaft gestresst und erschöpft sind, kann das ein Vorbote für ernste psychische Erkrankungen, z. B. Depression, sein.

Depression

Depression ist eine eigenständige medizinische Krankheit und gehört zu den affektiven Störungen. Ihre Symptome sowie internationale Kriterien für die Diagnose sind klar definiert. Eine Depression kennzeichnet sich durch eine anhaltende gedrückte Stimmung, Antriebslosigkeit, negative Gedanken oder Interessenverlust. Weitere körperliche Symptome können dazukommen, etwa Schlaflosigkeit oder Appetitlosigkeit.

Belastungen und Konflikte am Arbeitsplatz überfordern Mitarbeitende und können depressive Phasen einleiten. Eine Depression ist zum Teil auf eine genetische Veranlagung zurückzuführen. Durch medikamentöse und psychotherapeutische Behandlung können Betroffene Lebensqualität wiedererlangen.

Burnout

Burnout bezeichnet ein Syndrom, das eine Konsequenz von chronischem Stress bei der Arbeit darstellt. Tatsächlich ist Burnout kein eigenständiges medizinisches Krankheitsbild, sondern eine Zusatzdiagnose. Es steht also in Verbindung mit einer anderen Krankheit.

Typischerweise verspüren Betroffene Energiemangel, haben Konzentrationsschwierigkeiten, Erschöpfungsgefühle und eine verminderte Leistungsfähigkeit. Im Gegensatz zu einer Depression richtet sich der Blick bei Burnout auf die Auslöser der Erschöpfung. Dadurch spielt der Kontext eine zentrale Rolle. Ein Burnout wird durch äußere Faktoren (z. B. geringe Wertschätzung durch den Arbeitgebenden, wenig Autonomie bei der Arbeit, hoher Zeit- und Termindruck) sowie innere Faktoren (z. B. Perfektionismus, Selbstzweifel, unerreichbare Ziele) begünstigt.

Angststörungen

Angst ist eine natürliche Reaktion – sie dient als Schutz vor Gefahren und soll schnelles Handeln ermöglichen. Eine Angst kann jedoch krankhaft werden. Phobien und Angststörungen treten in vielfältigen Ausprägungen auf.

Im Zusammenhang mit dem Beruf gibt es z. B. die sogenannte Ergophobie (Arbeitsplatzphobie). Betroffene fürchten krankhaft Orte, Personen oder Situationen, die sie auf der Arbeit erwarten. Charakteristische Merkmale für eine Angststörung sind Zittern, Schwitzen, Herzrasen, Magenbeschwerden und Panikattacken. Der Grund für die Phobie kann in Leistungsdruck, Versagensangst oder Mobbing durch Teammitglieder oder Führungskräfte liegen.

Weitere Einflussfaktoren

Auch demografische Faktoren beeinflussen Ihren Krankenstand: Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) stellt fest, dass die Genesung bei Beschäftigten über 55 Jahren mehr Zeit benötigt. Die durchschnittliche jährliche Ausfallzeit beträgt in dieser Gruppe doppelt so viel wie bei den 35- bis 39-Jährigen. Insbesondere körperlicher Verschleiß, der sich in Muskel- und Skeletterkrankungen zeigt, ist laut IW Grund für Ausfälle.

Eindeutig ist, dass der individuelle Lebenswandel Ihrer Arbeitnehmenden Krankheiten begünstigen kann. Bekanntermaßen führen Aspekte wie einseitige Ernährung, wenig Bewegung, Schlafmangel, Einsamkeit oder Tabak- und Alkoholkonsum zu einer Anfälligkeit für die Entwicklung von Erkrankungen, etwa Infektions- oder Stoffwechselkrankheiten.

Persönliche und familiäre Gründe, z. B. die Pflege oder der Verlust eines Familienmitglieds, verhindern Arbeitseinsätze ebenfalls.

Maßnahmen, um Ihren Krankenstand reduzieren

Wie schaffen Sie es nun effektiv, eine Reduktion Ihres Krankenstands zu erreichen? Wir von dmw – die Mietwäsche haben eine Reihe von Ideen und Vorschlägen für Sie – vorbeugende sowie geeignete Maßnahmen als Reaktion auf bestehende hohe Fehlzeiten.

Präventive Maßnahmen

• Arbeitsplatzgestaltung: Ein Weg, um gesundheitliche Belastungen zu verringern, ist die Verbesserung des Arbeitsplatzes und der Arbeitsbedingungen. Äußere Einflüsse wie ein ergonomischer Arbeitsplatz, angenehme Lichtverhältnisse oder die Vermeidung von Lärm wirken sich positiv auf die Zufriedenheit Ihres Personals aus. Höhenverstellbare Tische und ergonomische Eingabegeräte (z. B. zentrierte Maus) im Büro entlasten den Bewegungsapparat Ihrer Mitarbeitenden und wirken Muskel- und Skeletterkrankungen entgegen. Mithilfe von Pflanzen können Sie beispielsweise das Raumklima verbessern.
• Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM)

Führen Sie ein betriebliches Gesundheitsmanagement ein! Das BGM unterteilt sich in 3 Teilbereiche: 

• Arbeitsschutz: Arbeitsschutz und Arbeitssicherheitsstandards dienen der Unfallverhütung und Vermeidung von Berufskrankheiten. Stellen Sie eine Risikobewertung und Gefahrenanalyse für den Arbeitsplatz auf, um Probleme zu erkennen. Statten Sie Ihre Mitarbeitenden mit der passenden Arbeitskleidung und persönlichen Schutzausrüstung (PSA) aus. Führen Sie Schulungen und Unterweisungen mit Ihren Mitarbeitenden über Verhaltensweisen während der Arbeit und in Gefahrensituationen durch.
• Betriebliche Gesundheitsförderung (BGF): BGF umfasst verschiedene Maßnahmen zur Gesundheitsförderung. Z. B. können Sie Kurse, Vorträge oder gemeinschaftliche Aktionen zu den Themen Ernährung, Stressbewältigung, Suchtprävention, Bewegung und arbeitsbedingte körperliche Belastungen (z. B. Rückengesundheit) organisieren. Diese wirken aufklärend. Auch die Ausgestaltung der Arbeitsbedingungen und Betriebskultur ist Teil der BGF. Die Krankenkasse bietet gemäß § 20b SGB V eine Subvention der betrieblichen Gesundheitsförderung.
• Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM): BEM ist ein korrektives und reaktives Instrument des betrieblichen Gesundheitsmanagements. Deshalb finden Sie im nächsten Abschnitt mehr Informationen dazu.

• Recruiting: Bereits im Rekrutierungsprozess sollten Sie auf die Eigenschaften der Bewerbenden achten. Damit sind nicht bloß fachliche Kompetenzen gemeint. Stellen Sie sich die folgenden Fragen: Welche sozialen Kompetenzen bringen die potenziellen Mitarbeitenden mit? Teilen sie die Werte Ihres Unternehmens? Wie steht es um Motivation und Arbeitsmoral? Dadurch können Sie herausfinden, wer für die betreffende Stelle am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
• Realistische Zielvorgaben: Setzen Sie angemessene Ziele! Denn Zeit- und Termindruck können zu Stress führen und die Produktivität verringern. Beachten Sie bei der Zuweisung von Aufgaben die individuellen Stärken Ihrer Teammitglieder. Schließlich geht es darum, Mitarbeitende zu fordern und nicht zu überfordern.
• Work-Life-Balance
  • Flexible Arbeitszeiten & Homeoffice: Halten Sie nicht an starren Arbeitszeiten und -orten fest. Ihre Mitarbeitenden können private Verpflichtungen und Aktivitäten mit dem Arbeitsalltag besser durch flexible organisatorische Regelungen vereinbaren.
  • Weiterbildung & Autonomie: Geben Sie Ihrem Personal die Möglichkeit der persönlichen Entfaltung und Weiterentwicklung. Bieten Sie Seminare an, die fachliche und soziale Kompetenzen fördern. Ermöglichen Sie Mitarbeitenden einen inhaltlichen Spielraum bei der Durchführung ihrer Aufgaben. Das stärkt ihre Motivation und das Gefühl der Wertschätzung.
• Führungsstil: Für Führungskräfte sind die Verantwortung für die Mitarbeitenden und die Gestaltung des Arbeits- und Betriebsklimas alltägliche berufliche Anforderungen. Sie müssen Konflikte innerhalb des Teams managen; sie sind Vorbilder für die Teammitglieder. Bei Mobbing und Diskriminierung müssen sie eingreifen und eine transparente, ehrliche Kommunikation wählen. Gleichzeitig helfen sie den Mitarbeitenden, wenn sie sich als Ansprechpersonen für gesundheitliche Sorgen anbieten.

Reaktive Maßnahmen

• Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM): Das BEM ist Teil des betrieblichen Gesundheitsmanagements. Im Anschluss an einen krankheitsbedingten Ausfall suchen Sie den Kontakt zu der betreffenden Person. BEM ist hilfreich, um Arbeitsunfähigkeiten zu überwinden und eine Reintegration nach krankheitsbedingten Fehlzeiten zu erleichtern.

Gespräche mit Mitarbeitenden:

• Klärungsgespräch: Klärungsgespräche führen Sie, wenn bei einer Person häufiger kurze Fehlzeiten auftreten. So können Sie herausfinden, ob innerbetriebliche Probleme den Arbeitnehmenden belasten.
• Rückkehrgespräch: Rückkehrgespräche finden bei längeren Fehlzeiten statt. Es steht die Reintegration im Vordergrund. Sie dienen der Eingliederung in den Arbeitsplatz und als Ausgangspunkt für dessen Anpassungen.

In Gesprächen mit Mitarbeitenden sollten Sie einen Umgang wählen, der Empathie und Unterstützung vermittelt. Gehen Sie nicht mit Vorurteilen in das Gespräch, sondern besprechen Sie gemeinsam mit dem Beschäftigten mögliche Ursachen und Maßnahmen.

Fazit

Fakt ist: Eine gewisse Zahl an Ausfällen ist unvermeidbar und Sie können nicht jeden Krankheitsfall verhindern. Die Ursachen für einzelne krankheitsbedingte Abwesenheiten können verschieden sein – denkbar sind physische (z. B. Muskel- und Skeletterkrankungen) und psychische Beschwerden (z. B. Depressionen).

Das heißt jedoch nicht, dass Sie untätig bleiben müssen! Gezielte Präventivmaßnahmen wie die Einrichtung eines ergonomischen Arbeitsplatzes, die Einführung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM), Angebote zur Verbesserung der Work-Life-Balance oder realistische Zielsetzungen sind effektiv. Damit schaffen Sie es, den Krankenstand und dadurch bedingte Kosten im Unternehmen zu reduzieren!

FAQ

Was dürfen Arbeitnehmende im Krankenstand nicht tun?

Aktivitäten, die den Gesundheitszustand verschlechtern oder das Gesundwerden verzögern, sind tabu. Das Ziel: Der Beschäftigte soll so schnell wie möglich wieder einsatzbereit sein. Was Arbeitnehmende während ihrer Krankschreibung konkret machen dürfen, ist abhängig von der Art der Erkrankung.

Ist es erlaubt, im Krankenstand zu arbeiten?

Trotz Krankschreibung zu arbeiten, ist grundsätzlich erlaubt. Denn es gibt kein gesetzliches Beschäftigungsverbot. Durch den Einsatz eines noch nicht einsatzbereiten Mitarbeitenden können Sie aber möglicherweise gegen die Fürsorgepflicht des Arbeitgebenden verstoßen. Bei dadurch verursachten Schäden sind Sie eventuell schadensersatzpflichtig.

Was darf der Arbeitgebende bei Krankheit nicht verlangen?

Angaben zur Art der Erkrankung können Sie als Arbeitgebender im Allgemeinen nicht verlangen. Eine Ausnahme besteht z. B. bei ernsten ansteckenden Krankheiten, wenn Sie Schutzmaßnahmen für Ihr Personal und Ihre Geschäftskontakte treffen müssen.